Formation n°175 – Organiser et animer des réunions

ORGANISER, ANIMER DES RÉUNIONS

Garantir l’efficacité d’une réunion

2 journées – Possibilité d’adapter la durée et le programme en fonction des besoins de l’établissement

PREAMBULE

La réunion est un lieu d’informations et d’échanges. C’est un temps qui se prépare et s’organise en amont. L’animateur doit savoir adapter son animation à sa réunion et à son objectif. En tant que facilitateur, modérateur et dynamiseur, l’animateur doit faire preuve de qualités humaines et savoir utiliser les bons outils. Une préparation rigoureuse permet une animation confortable et performante.

DESCRIPTION BREVE DES OBJECTIFS

A l’issue de ces journées de formation, vous serez en mesure de :

  • Préparer efficacement une réunion
  • Savoir gérer l’ensemble des éléments nécessaires au bon déroulement d’une réunion
  • Animer avec aisance tout type de réunions
  • Susciter la participation active des membres du groupe
  • Utiliser des outils de communication pour gérer les moments difficiles

PUBLIC CONCERNE

Tout personnel en position d’animation de réunion

MOYENS PEDAGOGIQUES

Les techniques pédagogiques proposées privilégient l’interactivité au sein du groupe. Elles favorisent l’alternance entre temps de réflexion, échanges, cas pratiques et apports théoriques.

PRE-REQUIS

Aucun prérequis n’est nécessaire.

MOYENS ADMINISTRATIFS

Feuille d’émargement du stagiaire / Feuille d’appréciation de la formation

PROGRAMME

Une pédagogie active et pragmatique :
Approche sur mesure et accompagnement individuel tout au long de la formation
Formation recherchant la remise en question des conduites professionnelles et l’identification rapide des modifications concrètes à mettre en oeuvre ;

Session organisée autour de :
• Apports théoriques permettant l’acquisition et/ou le perfectionnement de compétences clefs
• Evaluation des pratiques professionnelles
• Mises en situation professionnelle sur des cas concrets- Revues de dossiers-études de cas
• Evaluation des connaissances sur le sujet est effectuée en début et en fin de formation pour valider l’effectivité des transferts de compétences
• Réalisation d’un plan d’action identifiant les changements à mettre en oeuvre

Utilisation de moyens pédagogiques diversifiés favorisant l’attention et la mémorisation :
Travaux en sous-groupe, Vidéo projecteur, Salle de formation avec paperboard, Mindmapping, Carroussel…

MODULE 1 : Les différents types de réunions

Réunions d’informations (information montante ou descendante)

Réunions de construction (échanges, débats, mise en place d’un plan d’action ou d’un projet, résolution de problèmes)

Réunions de recherche

Réunions pour aboutir à une prise de décision

MODULE 2 : Les 3 grandes fonctions de toute réunion

La production

La facilitation

La régulation

Les rôles et qualités de l’animateur de réunion

Etre garant du processus de la réunion

Favoriser la production

Maintenir un climat relationnel propice au travail

MODULE 3 : Préparation de la réunion

Définition de l’objectif de la réunion et organisation en amont (penser le contexte de la réunion, préparer l’ordre du jour)

MODULE 4 : Bien se connaître en mode réunion

Découvrir son style d’animation et son positionnement en tant que participant à une réunion

MODULE 5 : Les outils pour l’animation de réunion

Le tour de table

Le travail en sous-groupes

Le groupe cumulé

Les post-it

Les tableaux de décision et de suivi

MODULE 6 : Les règles garantissant la fécondité d’une réunion

Présence, maintien du contact multisensoriel, congruence, reliance, reformulation, utilisation de supports visuels, participation active, mobilisation des forces vives, co-construction, mémoire collective.

MODULE 7 : Gestion des moments difficiles

Se préparer aux objections, favoriser l’adhésion au projet, gérer l’inattendu, ramener à la co-construction.

CONCLUSION :

Plan d’action personnel pour renforcer les compétences techniques et les savoirs-être en mode réunion
Repérage d’un “style d’animation “ satisfaisant

 

NOMBRE DE PARTICIPANTS

Se référer à la convention de formation

EVALUATION

L’évaluation des acquisitions des compétences des stagiaires est réalisée en continue et par QCM par le formateur.

DOCUMENTS FORMALISANT LA FIN DE LA FORMATION

Attestation de formation

FORMATEUR(S)

Psychologue, grande expérience pour l’animation de réunion

PRIX : VOIR DANS LA CONVENTION DE FORMATION

(*) Pas de TVA applicable aux journées de formation

CQS - 31 avenue cap de croix - 06000 Nice

tel : +33 (0) 9 53 93 16 42 mail : mr@cqs-experts.fr