Garantir l’efficacité d’une réunion
2 journées
Description brève des objectifs
La réunion est un lieu d’informations et d’échanges. C’est un temps qui se prépare et s’organise en amont. L’animateur doit savoir adapter son animation à sa réunion et à son objectif. En tant que facilitateur, modérateur et dynamiseur, l’animateur doit faire preuve de qualités humaines et savoir utiliser les bons outils. Une préparation rigoureuse permet une animation confortable et performante.
A l’issue de ces journées de formation, vous serez en mesure de :
- Préparer efficacement une réunion
- Savoir gérer l’ensemble des éléments nécessaires au bon déroulement d’une réunion
- Animer avec aisance tout type de réunions
- Susciter la participation active des membres du groupe
- Utiliser des outils de communication pour gérer les moments difficiles
Public concerné
Tout personnel en position d’animation de réunion
Pré-requis
Aucun prérequis n’est nécessaire.
- Programme
Une pédagogie active et pragmatique :
Approche sur mesure et accompagnement individuel tout au long de la formation
Formation recherchant la remise en question des conduites professionnelles et l’identification rapide des modifications concrètes à mettre en oeuvre ;
Session organisée autour de :
• Apports théoriques permettant l’acquisition et/ou le perfectionnement de compétences clefs
• Evaluation des pratiques professionnelles
• Mises en situation professionnelle sur des cas concrets- Revues de dossiers-études de cas
• Evaluation des connaissances sur le sujet est effectuée en début et en fin de formation pour valider l’effectivité des transferts de compétences
• Réalisation d’un plan d’action identifiant les changements à mettre en oeuvre
Utilisation de moyens pédagogiques diversifiés favorisant l’attention et la mémorisation :
Travaux en sous-groupe, Vidéo projecteur, Salle de formation avec paperboard, Mindmapping, Carroussel…
MODULE 1 : Les différents types de réunions
- Réunions d’informations (information montante ou descendante)
- Réunions de construction (échanges, débats, mise en place d’un plan d’action ou d’un projet, résolution de problèmes)
- Réunions de recherche
- Réunions pour aboutir à une prise de décision
MODULE 2 : Les 3 grandes fonctions de toute réunion
- La production
- La facilitation
- La régulation
- Les rôles et qualités de l’animateur de réunion
- Etre garant du processus de la réunion
- Favoriser la production
- Maintenir un climat relationnel propice au travail
MODULE 3 : Préparation de la réunion
Définition de l’objectif de la réunion et organisation en amont (penser le contexte de la réunion, préparer l’ordre du jour)
MODULE 4 : Bien se connaître en mode réunion
Découvrir son style d’animation et son positionnement en tant que participant à une réunion
MODULE 5 : Les outils pour l’animation de réunion
- Le tour de table
- Le travail en sous-groupes
- Le groupe cumulé
- Les post-it
- Les tableaux de décision et de suivi
MODULE 6 : Les règles garantissant la fécondité d’une réunion
Présence, maintien du contact multisensoriel, congruence, reliance, reformulation, utilisation de supports visuels, participation active, mobilisation des forces vives, co-construction, mémoire collective.
MODULE 7 : Gestion des moments difficiles
Se préparer aux objections, favoriser l’adhésion au projet, gérer l’inattendu, ramener à la co-construction.
CONCLUSION :
- Plan d’action personnel pour renforcer les compétences techniques et les savoirs-être en mode réunion
- Repérage d’un “style d’animation “ satisfaisant
- Prix et nombre de participants
Voir dans la convention de formation.
Pas de TVA applicable aux journées de formation.
Journée de formation, FPC en exonération de TVA, art : 261-4-4-a du CGI.
Moyens pedagogiques
Les techniques pédagogiques proposées privilégient l’interactivité au sein du groupe. Elles favorisent l’alternance entre temps de réflexion, échanges, cas pratiques et apports théoriques.
Moyens administratifs
Feuille d’émargement du stagiaire / Feuille d’appréciation de la formation
Evaluation
L’évaluation des acquisitions des compétences des stagiaires est réalisée en continue et par QCM par le formateur
Formateur(s)
Psychologue, grande expérience pour l’animation de réunion
Programme établi par la société CQS. Marlène Renaud, responsable pédagogique, en collaboration avec le formateur référent.
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CQS - 24 avenue Mirabeau - 06000 Nice
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